SQTD Service québécois
de traitement documentaire

Politique de confidentialité

Pourquoi avoir adopté la présente politique?

Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) tient à établir et à maintenir une relation de confiance avec le public, son personnel et ses partenaires. La présente politique vous permet d’obtenir les informations nécessaires afin que vous puissiez comprendre vos droits et de quelle façon vos renseignements personnels sont recueillis et utilisés.

Vous trouverez par ailleurs plusieurs des engagements de BAnQ en matière de protection des renseignements personnels dans la Politique d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

1. Qui collecte vos renseignements personnels?

BAnQ collecte elle-même des renseignements personnels pour remplir ses missions et afin de vous fournir des services de qualité. 

Plusieurs outils permettent de mesurer l’audience Web, d’analyser les visites sur un site Web et d’assurer le bon fonctionnement des services offerts par BAnQ. À l’aide de fichiers témoins (souvent appelés cookies), les entreprises suivantes peuvent recueillir des renseignements sur votre navigation sur les sites Web de BAnQ.

Google Analytics

Google Analytics est un service d’analyse Web qui fournit des statistiques et des outils analytiques de base. Ces données aident à l'optimisation des moteurs de recherche.

Les renseignements sont conservés notamment aux États-Unis. Google peut les communiquer à des tiers, en cas d’obligation légale, ou lors de leur traitement pour leur compte. Les renseignements sont aussi partagés sur le compte Google Search Console de BAnQ.

Les témoins de Google sont aussi utilisés pour recueillir des renseignements démographiques et de l’information sur les centres d’intérêt des internautes. Ces informations ne peuvent être associées à une personne. Google ne mettra jamais en relation les renseignements collectés avec une autre donnée ou tout autre renseignement qu’il conserve.

Pour avoir plus d’informations sur les renseignements recueillis par Google et l’usage qu’il en est fait, consultez sa Politique de confidentialité et ses conditions d’utilisation.

Microsoft Clarity

Microsoft Clarity est un outil d'analyse comportementale qui fournit, par exemple, des tableaux de bord et des cartes thermiques des pages des sites Web. Ces données permettent de mieux comprendre comment les utilisateurs interagissent avec les sites et de cibler plus facilement les améliorations à apporter aux interfaces.

Tous les renseignements collectés à l’aide de l’outil Microsoft Clarity sont stockés dans le service infonuagique Microsoft Azure aux États-Unis ou dans tout autre pays dans lequel Microsoft ou ses sous-traitants exercent leurs activités.

Microsoft peut partager les données avec ses filiales :

  • lorsque cela est exigé par la loi,
  • pour répondre à une procédure judiciaire,
  • pour protéger ses clients,
  • pour protéger des vies humaines,
  • pour maintenir la sécurité de ses produits,
  • pour protéger les droits et la propriété de Microsoft et de ses clients.

Microsoft recueille certaines données pour les utiliser dans le cadre de Microsoft Advertising. Les fichiers témoins de Microsoft Clarity sont aussi utilisés pour recueillir des renseignements sur les interactions telles que les clics, le défilement, le mouvement de la souris, etc. Ces informations ne peuvent être associées à une personne. Tous les renseignements fournis par l’utilisateur dans les zones de saisie (par exemple les numéros de téléphone ou les adresses courriel) sont masqués par défaut et ne sont pas collectés.

Microsoft Clarity conserve les enregistrements pendant 30 jours à compter de la date d’enregistrement. Cependant, les cartes thermiques, les enregistrements favoris et certains enregistrements sélectionnés au hasard peuvent être conservés jusqu’à 13 mois.

Pour avoir plus d’informations sur les renseignements recueillis par Microsoft et l’usage qu’il en est fait, consultez la Déclaration de confidentialité de Microsoft.

ReCaptcha

ReCaptcha est un service de Google conçu pour protéger les sites Web contre les robots et les activités automatisées. Les fichiers témoins ne sont pas générés par ReCaptcha lui-même, mais ReCaptcha peut interagir avec ceux-ci sur un site Web où il est intégré. Les fichiers témoins utilisés dans le contexte de ReCaptcha sont principalement liés à la sécurité et à la validation de l'identité des utilisateurs. Ils aident à garantir que les utilisateurs légitimes peuvent accéder à un site Web tout en empêchant les activités malveillantes automatisées.

YouTube (Google)

YouTube (Google) utilise les fichiers témoins pour diverses fins, notamment pour améliorer l'expérience des utilisateurs, fournir des fonctionnalités essentielles et collecter des données à des fins d'analyse et de publicité. Les utilisateurs de YouTube ont la possibilité de gérer leurs préférences en matière de fichiers témoins et de publicité, ainsi que de désactiver certaines fonctionnalités de suivi publicitaire.

2. Description des renseignements personnels recueillis

Dans le cadre de ses activités, BAnQ peut recueillir les renseignements personnels suivants :

  • renseignements d’identification (ex. : adresse postale et électronique, numéro de téléphone, date de naissance, état civil, numéro de permis de conduire);
  • renseignements pour confirmer votre identité (ex. : identifiant, signature);
  • renseignements financiers (ex. : renseignements bancaires d’un fournisseur de services);
  • renseignements sur les interactions numériques (ex. : site Web, application, service de clavardage, messagerie texte, site de médias sociaux);
  • renseignements sur les appareils (ex. : adresse IP, réseau privé virtuel, serveur mandataire, type d’appareil et système d’exploitation);
  • renseignements sur votre emplacement approximatif qui sont générés à l’aide de votre adresse IP lorsque vous visitez les sites Web de BAnQ;
  • renseignements sur vos préférences et habitudes de navigation, comme les pages que vous consultez et utilisez.

3. Fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis

Vos renseignements personnels sont utilisés notamment pour les fins suivantes :

4. Catégories de personnes qui, au sein de l’organisme public, ont accès aux renseignements personnels

BAnQ veille à ce que seuls les membres du personnel autorisés aient accès aux renseignements personnels. Ces derniers peuvent accéder uniquement aux renseignements personnels requis pour donner leur prestation de travail et seulement si l’accès et l’utilisation sont autorisés par BAnQ et la loi. Selon le cas, les catégories de personnes suivantes peuvent avoir accès à certains de vos renseignements personnels :

  • membres du personnel des services aux usagers;
  • membres du personnel des archives;
  • membres du personnel des services informatiques;
  • membres du personnel des ressources humaines;
  • membres du personnel des finances;
  • membres du personnel du Secrétariat général et des affaires juridiques;
  • membres du personnel des services de sécurité;
  • membres du personnel du Bureau de la présidence;
  • gestionnaires;
  • autres catégories de membres du personnel autorisés.

5. Moyens par lesquels les renseignements personnels sont recueillis

Les renseignements personnels sont recueillis par les moyens suivants :

Formulaires

BAnQ recueille des renseignements personnels à l’aide de formulaires analogiques et numériques (ex. : l’abonnement).

Témoins de navigation et mesure d’audience

Tel que mentionné ci-haut, BAnQ recueille des renseignements personnels à l’aide de fichiers témoins pour des fins de mesure d’audience et de compilation de statistiques.

Vidéosurveillance

BAnQ a recours à la vidéosurveillance dans certains de ses bâtiments pour assurer la sécurité du public et de son personnel. L’image d’une personne identifiable qui se trouve sur un support constitue un renseignement personnel et est traitée comme tel par BAnQ.

6. Description des mesures pouvant être prises afin de refuser la collecte des renseignements personnels et conséquences possibles

Vous pouvez configurer votre navigateur pour bloquer les témoins, mais cela pourrait affecter votre expérience de navigation.

Pour gérer les fichiers témoins de manière générale dans un navigateur particulier, consultez les pages suivantes :

Vous pouvez également gérer de manière générale l’enregistrement des fichiers témoins en modifiant les paramètres de votre téléphone intelligent :

Google Analytics

Vous pouvez empêcher Google d’enregistrer les renseignements relatifs à votre navigation en installant, sur votre ordinateur, le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

Microsoft Clarity

Vous pouvez désactiver la télémétrie Microsoft Clarity en sélectionnant Microsoft dans la liste des options ou vous pouvez installer l’application Protect My Choices (en anglais seulement) sur votre navigateur et sélectionner vos préférences de désactivation. La désactivation de l’utilisation de fichiers témoins pourrait affecter votre expérience de navigation. Voyez la Déclaration de confidentialité de Microsoft pour en savoir plus.

7. Droits d’accès et de rectification, coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels

BAnQ vous invite à consulter la page Accès à l’information et protection des renseignements personnels pour savoir comment formuler une demande d’accès à vos renseignements personnels ou une demande de rectification de ces renseignements. Vous trouverez sur cette page les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels à BAnQ.

8. Catégories de tiers auxquels il est nécessaire de communiquer des renseignements personnels

Dans le cadre de ses activités, BAnQ doit parfois confier vos renseignements personnels à des tiers qu’elle mandate pour exécuter certaines tâches ou fonctions en son nom. Il se peut donc que, conformément à la loi, elle communique vos renseignements personnels à des tiers sans votre consentement, par exemple :

  • à des fournisseurs de services qui traitent ces renseignements personnels pour son compte, notamment en matière d’hébergement de données;
  • à des fournisseurs de services en matière de bibliothéconomie et de sciences de l’information, notamment pour son système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB);
  • à des fournisseurs de services de paiement;
  • à des fournisseurs de services de recouvrement;
  • à ses conseillers juridiques externes;
  • aux autorités réglementaires, ministères et organismes gouvernementaux qui le demandent en vertu de pouvoirs qui leur sont accordés par la loi ou lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’application d’une loi;
  • aux services policiers si ces renseignements sont nécessaires à une enquête qu’ils mènent ou si ces renseignements sont visés par un mandat de perquisition ou une ordonnance de communication;
  • à un tribunal qui l’ordonne.

Le Registre des communications de renseignements personnels trace un portrait de la circulation des renseignements personnels détenus par BAnQ.

9. Possibilité que les renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec

Dans le cadre de ses activités, il se peut que BAnQ ait à communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec sans votre consentement. Cette pratique est exceptionnelle et est toujours faite conformément à la loi.

10. Brève description des mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels

Selon le cas, les mesures suivantes sont prises pour assurer la confidentialité d’un fichier manuel ou mécanique :

  • contrôle des entrées / sorties de personne;
  • contrôle physique des locaux et installations;
  • contrôle à l’utilisation du document;
  • contrôle des procédures;
  • destruction confidentielle;
  • signature d’une entente de confidentialité;
  • vérification de l’intégrité du personnel.

Selon le cas, les mesures suivantes sont prises pour assurer la confidentialité d’un fichier informatique :

  • contrôle préventif de l’accès au fichier;
  • journaux de vérification des données;
  • règles et pratiques de vérifications des logiciels;
  • mesures liées aux outils informatiques;
  • règles et pratiques de vérification du fichier;
  • destruction confidentielle;
  • signature d’une entente de confidentialité;
  • vérification de l’intégrité du personnel.

11. Coordonnées de la personne à qui toute question relative à la politique de confidentialité peut être soumise

En cas de question relative à la présente politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Ses coordonnées se trouvent sur la page Accès à l’information et protection des renseignements personnels.

12. Plaintes relatives à la protection des renseignements personnels

Vous trouverez sur la page Accès à l’information et protection des renseignements personnels la procédure à suivre pour déposer une plainte relative à la protection des renseignements.

13. Date de son entrée en vigueur et la date de sa plus récente mise à jour, le cas échéant

La présente politique de confidentialité entre en vigueur le 22 septembre 2023, suivant son adoption par le comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de BAnQ.